Hotelsoftware für kleine Hotels

Wenn Reisende ein Hotelzimmer reservieren, erwarten sie einen effizienten, nahtlosen Prozess, oder sie entscheiden sich für eine andere Unterkunft.

Um dieser Erwartung gerecht zu werden, müssen Hotels heute von manuellen Prozessen wegkommen und in eine Software zu investieren, das es Reisenden ermöglicht, ein Zimmer zu buchen, wann sie wollen und über den Kanal ihrer Wahl.

Die richtige Software für Abläufe wie automatisches Check-in und andere Dienste zu finden, ist ein wichtiger Schlüssel zur Effizienz eines Hotels.

Glücklicherweise ermöglichen viele Tools einen nahtlosen Datenaustausch zwischen Systemen und Menschen und eröffnen viele Möglichkeiten für die Verwaltung deines Unternehmens.

Deine Hotelsoftware ist das Herzstück deiner Hotellerie. Sie hilft dir, deinen täglichen Hotelbetrieb zu vereinfachen, dein Personal zu verwalten, deine Einnahmen zu steigern und vieles mehr.

Kleine Hotels und Pensionen brauchen maßgeschneiderte Lösungen, um Buchungen, Buchhaltung, Rezeption und Back-Office-Prozesse zu verwalten, die oft nur von einigen Teammitgliedern erledigt werden.

Warum für separate Softwarelösungen bezahlen, wenn es eine komplette Out-of-the-Box-Lösung gibt, um mehr Buchungen zu erhalten?

• Bessere Gästeerlebnisse, mehr 5-Sterne-Bewertungen
• Vermeide komplexe und teure Technologiepakete
• Einfach zu bedienende Lösung und schnelles Training der Mitarbeiter

Die Investition in eine Hotelsoftware ist eine Investition in dein Unternehmen und sein künftiges Wachstum. Wähle mit Bedacht und bedenke die langfristigen Vorteile für dich und deinen Betrieb. Im Folgenden findest du die beste Hotelsoftware für kleine Hotels, die den Hotelbetrieb revolutionieren.

Moderne Technologie zur Vereinfachung deiner täglichen Arbeit

• Leistungsstarke Web-Buchungsmaschine
• Sofortige Reservierungen
• Hotelsuch und Buchungsfunktion
• Automatische Synchronisierung mit dem Buchhaltungssystem
• Online-Zahlungen über ein sicheres Zahlungsgateway
• Verfolge deine Hotel-KPIs, analysiere sie und erstelle Berichte
• Ändere die Zimmerpreise mit der belegungsbasierten dynamischen Preisfunktion des Hotel-Systems
• Verwalte Bewertungen, verbesser deine Online-Bewertungen und deinen Ruf
• Integrierbar in jede WordPress Website
• Benutzerrechte einrichten

Was ist eine Hotelsoftware für kleine Hotels?

Eine Hotelsoftware ist im Grunde eine Online-Buchungsmaschine, die bei der reibungslosen Abwicklung von Hotelreservierungen hilft. Hier werden die über die Hotel-Website vorgenommenen Buchungen bearbeitet.

Die Reisenden können die Verfügbarkeit von Unterkünften in Echtzeit überprüfen und dann die Online-Buchungen vornehmen. Danach bietet das System sofortige Buchungsbestätigungen an. Dies ist ein hervorragender Weg, um eine vollständige Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Die Hotelsoftware für kleine Hotels besteht aus zwei Teilen. Zum einen das Front-End, das von den Kunden genutzt wird, und zum anderen das Back-End, das von Reiseveranstaltern und Reiseunternehmen bedient wird.

Das Frontend des Systems ist benutzerfreundlich gestaltet. Damit soll sichergestellt werden, dass die Kunden die Unterkünfte reibungslos suchen, prüfen, buchen und bezahlen können. In der Regel füllen Erstkunden ein Formular aus, in dem sie die erforderlichen Angaben machen, um den Prozess zu vereinfachen.

Das Verfahren ist identisch mit der Buchung über eine Plattform, der Vorteil ist jedoch, dass die Software direkt mit der Website des Hotels verbunden ist, wodurch zusätzliche Kosten für das kleine Hotels entfallen.

Danach müssen die Nutzer ein Konto anlegen und sich mit einem Passwort anmelden.

Die Systeme sind Sicher, so können sich die Kunden für Online-Zahlungen entscheiden, ohne sich Gedanken über Betrug machen zu müssen. Nach Abschluss der Buchung erhalten die Nutzer sofortige Benachrichtigungen mit detaillierten Informationen zur Buchung.

Andererseits verfügt das Backend über ein effizientes Dashboard-Management. Hier können Reiseveranstalter die Buchungen einrichten, bearbeiten und auschecken und werden gleichzeitig über die Verfügbarkeit der Zimmer in Echtzeit informiert.

Da jedes Unternehmen andere Richtlinien und Vorschriften hat, musst du das System auf deiner Seite konfigurieren und einrichten. Danach ist der Prozess einfach, und du kannst ohne Probleme arbeiten.

Die Vorteile der Software mit Online Buchung

Unabhängig von der Größe des Hotels ist es heute unerlässlich, über die Technologie zur Überwachung der Reservierungen zu verfügen. Schauen wir uns also die neun Vorteile an und warum sie so wichtig ist.

1. Software mit Buchhaltung

Insgesamt ist es für Hoteliers wichtig, sich der vielen verschiedenen Trends und Statistiken im Rechnungswesen bewusst zu sein, die erhebliche Auswirkungen auf dein Business haben können.

Wenn Hoteliers proaktiv handeln und diese Trends verstehen, können sie fundierte Entscheidungen treffen, die ihnen helfen, Kosten zu senken und ihr Ergebnis zu verbessern.

Du kannst WooCommerce verwenden, um automatisch Rechnungen zu erstellen, wenn eine Buchung auf erstellt wird. Es wird ein Kundenkonto erstellt und alle Zahlungen auf dieses Konto werden erfasst. Desweiteren werden sämtliche Rechnungen an Lexoffice gesendet.

Einige Zahlen, die du verfolgen sollten, sind:

• Einnahmen
• Ausgaben
• Gewinne
• Kosten der verkauften Waren
• Cashflow
• Steuern
• Eine vollständige Bilanz

2. 24/7 Erreichbarkeit

Die Software ist ein Online-Geschäft, das 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche geöffnet ist, so dass Besucher aus aller Welt darauf zugreifen und eine Reservierung vornehmen können.

Wenn du nicht in der Lage bist, Buchungen jederzeit nahtlos anzunehmen, verlierst du an Geschäft. Um die Effektivität deines Systems zu steigern, muss es auch immmer verfügbar sein.

3. Reibungsloser Buchungsprozess

Deine Website-Besucher wünschen sich einen einfachen, direkten, leichten und schnellen Buchungsvorgang, so wie diejenigen, die online einkaufen. Die Bedeutung eines einfachen Buchungsverfahrens kann nicht hoch genug eingeschätzt werden.

Die Auswahl der Daten, die Wahl des Hotels und die Bestätigung der Zahlung sollten allesamt einfache und schnelle Schritte im Buchungsprozess sein.

4. Verfügbarkeit Synchronisierung mit anderen Plattformen

Deine Online-Hotelsoftware muss in Bezug auf Zimmerverfügbarkeit, Preisauswahl und Budget effizient sein. Aus diesem Grund ist eine Kommunikation mit andren Plattformen über iCal-Kalender unerlässlich.

Du muss dir keine Gedanken über Überbuchungen oder die manuelle Übertragung von Informationen zwischen Systemen machen.

5. Handhabung von Zahlungen

Eine digitale Zahlungsmethode vereinfacht den Buchungsprozess für die Unterkunft und den Gast. Touristen ziehen es heutzutage vor, mit ihrer Kreditkarte online zu bezahlen und eine sofortige Bestätigung ihrer Reise zu erhalten. Mit dieser Strategie entfällt auch die Notwendigkeit, Reservierungen manuell zu überprüfen.

6. Personalisierung

Deine Website hilft dir, deinen Besuchern ein hochwertiges, individuelles Erlebnis zu bieten. Du kannst dein Hotel an die Zielgruppe anpassen, indem du die Art der Zimmer ändernst, Premium-Funktionen hinzufügst oder Sonderangebote anbietest.

Du kannst deine Inhalte auf die Interessen deiner idealen Nutzer abstimmen, sie weiterbilden und häufig gestellte Fragen beantworten. Da die Themen Gesundheit und Wellness derzeit sehr aktuell sind, kannst du auf deiner Website auch dafür werben, wie dein Hotel und deine Umgebung diese Themen aufgreifen.

7. Mobilfreundlich

Achte auf eine Hotelzimmer-Software, die mobilfreundlich ist und schnell lädt. Durch den Einsatz von Smartphones haben sich die Kundenpräferenzen geändert. Die Menschen verlangen heute eine Selbstbedienungsbuchung, unabhängig von ihrem Gerät.

Laut Google-Statistiken haben die mobilen Reiseanfragen jedes Jahr zugenommen. Du willst keine Direktbuchungen verlieren, weil deine Website nicht richtig funktioniert.

8. Zusätzliche Dienstleistungen und Sonderangebote

Deine Website ist ideal für deine Kunden, um Sonderangebote zu buchen, Rabattcoupons zu nutzen und zusätzliche Dienstleistungen wie lokale Touren, Aktivitäten usw. zu erwerben.

Mit einer Software für kleine Hotels, die speziell für Werbezwecke entwickelt wurde, ist es viel einfacher, Verkaufsförderungsmaßnahmen für Partner wie Reiseunternehmen, Konferenzzentren und ausländische Besucher zu verwalten.

9. Mehrwährungsfähigkeit mit einer Vielzahl von Sprachen

Die Hotelsoftware ermöglicht es den Nutzern, Zimmer in ihrer bevorzugten Sprache zu buchen und in ihrer Landeswährung zu kaufen, so dass dein Unternehmen ein globales Publikum erreichen kann.

Sie sollte dir nicht nur das Leben erleichtern, sondern auch möglichst viele Direktbuchungen ermöglichen, indem es einfach mit deiner Website und verschiedenen Metasuchmaschinen verlinkt wird, so dass du als kleines Unternehmen von den riesigen Werbebudgets dieser Websites profitieren kannst.

Funktionen, die deine Software haben sollte

Der Betrieb eines kleinen Hotels setzt die Steuerung von Arbeitsabläufen in mehreren Geschäftsbereichen voraus. Dein benutzerdefiniertes HMS-System sollte dir helfen, die wichtigsten Bereiche deines Unternehmens zu verwalten, z. B. Buchungen und Reservierungen, Buchhaltung, Aufgabenplanung, Finanzen, Werbung, Analysen und Kundenbeziehungen.

Wichtigsten Funktionen für jedes Modul
Im nächsten Schritt bestimmst du die wichtigsten Funktionen für jedes der Module, die du in dein System aufnehmen möchtest.

Ein Buchungs- und Reservierungsmodul könnte zum Beispiel folgende Funktionen enthalten:

• Online-Reservierungen: Die meisten Menschen bevorzugen Online-Reservierungen gegenüber E-Mails oder Telefonanrufen. Die Online-Buchungsfunktion eines kleinen Hotelmanagementsystems hilft Hoteliers, Buchungsanfragen direkt von der Hotelwebsite aus anzunehmen.
• Verwaltung von Reservierungen: Sobald ein Zimmer gebucht ist, erhält das Hotelpersonal alle Reservierungsdetails und beginnt mit der Bearbeitung der Anfrage: Änderung des Zimmerstatus, Sicherstellung, dass die Zimmer zu einem bestimmten Termin verfügbar sind, Bestellung von zusätzlichen Transportmitteln oder Zimmerservice usw.
• Verwaltung der Vertriebskanäle: Diese Funktion ist für die Maximierung der Marketing-Reichweite durch die Zusammenarbeit mit Online-Reisebüros verantwortlich.

Ein Modul für Überwachung und Analyse:

• Einnahmeverwaltung: Mit dieser Funktion werden Einnahmen und Ausgaben überwacht.
• Berichte: Die schnelle Erstellung von Berichten für Steuern, Statistiken und andere Zwecke ist eine der wichtigsten Funktionen der Hotelmanagement-Software.

Ein Modul zur Kundenkommunikation:

• Werkzeuge für die Verwaltung von Kundendaten: Eine Funktion für die Handhabung, Speicherung und Verwaltung von Kundendaten wäre sicherlich eine Bereicherung für jede Hausverwaltungssoftware.
• Fakturierung: Eine automatisierte Fakturierungsfunktion stellt sicher, dass die Rechnungen schnell ausgestellt werden und frei von Ungenauigkeiten und Fehlern sind.
• Umfragen und Benachrichtigungen: Füge diese Tools hinzu, wenn du Kundenumfragen durchführst und sie über verfügbare Angebote und Rabatte informieren möchtest.

Erstelle eine attraktive Benutzeroberfläche
Selbst wenn du eine kleine Hotelverwaltungssoftware nur für den internen Gebrauch entwickelst, solltest du darauf achten, dass die Benutzeroberfläche bequem, einfach zu bedienen und optisch ansprechend ist.

Du und deine Mitarbeiter werden viel Zeit in einer Anwendungsumgebung verbringen, also tue dein Bestes, um die Benutzererfahrung reibungslos und angenehm zu gestalten.

Unterstützung für alle Integrationen
Möglicherweise sollte dein System in Tools von Drittanbietern für die Buchhaltung, CRM und den Vertrieb integrieren. Jedes Hotel hat seine ganz eigenen Bedürfnisse, so dass du möglicherweise eine eigene Reihe von Integrationen benötigst.

Sorgen Sie für Skalierbarkeit
Auch wenn du nicht vorhast, dein kleines Hotel in naher Zukunft auszubauen, solltest du die Skalierbarkeit deine Hotelsoftware im Voraus planen. Die Skalierbarkeit gewährleistet auch eine unterbrechungsfreie Leistung deiner Plattform bei saisonalen Spitzenbelastungen.

Denke an einen 24/7-Support
Selbst wenn das von dir entwickelte System zu 100 % zuverlässig ist, wirst du irgendwann auf technische Schwierigkeiten stoßen. In der Anfangsphase benötigen deine Mitarbeiter möglicherweise Hilfe, um sich mit dem neu eingerichteten System vertraut zu machen.

YITH Booking für WooCommerce

YITH Booking für WooCommerce ist Open Source Software, das für Reisebüros und kleine Hotels entwickelt wurde. Mit dem Add-On kannst du ein dynamisches System erstellen, bei dem der Preis in Echtzeit nach den Wünschen deiner Kunden berechnet wird.

Mit der Buchungserweiterung kannst du eine fantastisch aussehende Hotelreservierungs-Website von Grund auf neu erstellen oder die Buchungsfunktionalität für Hotelzimmer in deine bestehende Website integrieren.

Du kannst detaillierte Informationen über deine Hotelzimmer angeben, wie z.B.:-

• Zimmertyp
• Google Maps Standort
• Kontaktdetails
• Hochladen mehrerer Bilder
• Verfügbare Annehmlichkeiten
• FAQ-Bereich
• Rezensionen und Bewertungen anzeigen

So kannst du deine Buchungen nach Datum, Zeitraum oder Saison, Anzahl der beteiligten Personen und vielem mehr ordnen.

Das Plugin verwandelt einen regulären E-Commerce-Shop, der mit WooCommerce erstellt wurde, in einen einfachen System. Das Plugin eignet sich hervorragend für die Einrichtung von Buchungen für kleine Hotels auf deiner WordPress – Website.

Desweiteren kannst du jederzeit durch etliche Add-Ons neue Funktionen einfügen sowie entwickeln lassen da es Open Source ist.

Anders als bei den meisten Anbietern wird die Software auf deinem Server installiert wodurch die Kosten gesenkt werden können denn hier muss du keine Vermitllungs Gebühr zahlen.

Auch gibt es keine Kosten die Pro Zimmer berechnet werden. Hier kannst du einfach unbegrenzte Anzahl von Zimmern einfügen ohne weitere kosten zu fürchten. Alles was du brauchst um das System zu nutzen ist ein vernünftiger Server und eine WordPress Website.

Die Kosten lassen sich Pauschal nicht berechnen denn geht es hier um Individuelles Projekt. Sie werden hier einmalig für die Einrichtung, installation von WordPress- WooCommerce, weitere Plugins und individuelle Anpassungen berechnet. Somit gibt es am Anfang etwas mehr Arbeit denn es mussen auch einige Seiten erstellt werden.

Mit der Software kannst du eine belibige Anzahl von Zimmern in deinem Shop erstellen, die Dauer der Buchungen festlegen oder den Kunden die Freiheit geben, selbst zu wählen, und sogar ein Limit für die maximale Anzahl von Buchungen festlegen, die du für ein bestimmtes Produkt an einem Tag annehmen kannst.

Du bekommst einen klaren und effektiven Überblick über die Buchungen auf deiner Website und hast die Möglichkeit, deine Anfragen mit einer Reihe von Filtern wie Datum, Zeitraum, Abreisedatum, Name, Familienname und vieles mehr zu ordnen!

Du wirst auch in der Lage sein, die Buchungen auf deiner Website in CSV, ICS oder PDF zu exportieren und den kompletten Zeitplan deiner Arbeit zu sehen!

Dieses Plugin für kleine Hotels bietet auch viele andere Funktionen, die dir helfen werden, deine Website anzupassen und zu optimieren.

Wie z.B. eine spezielle Art der Handhabung deiner Buchungs-E-Mails, die Möglichkeit, eine Karte hinzuzufügen, ein detailliertes Buchungs-Checkout-System, ein integriertes Buchungsthema, Google Kalender und die Synchronisation mit externen Buchungsdiensten wie Booking.com oder AirBnb durch ICS.

Das Buchungskalender-Plugin unterstützt

• Import von Buchungen über .ics-Feeds von zum Besipiel Airbnb oder jedem anderen Kalender, der das .ics-Format unterstützt, wie z.B. die iCal-Anwendung
• und Export von Buchungen in .ics-Feeds (Dateien), die in Google Calendar (oder Airbnb, Booking.com, HomeAway, TripAdvisor, VRBO, FlipKey und jeden anderen Kalender, der das .ics-Format verwendet) importiert werden können.

Bitte beachte dass die Kalender nicht in Echtzeit synchronisiert werden. Stattdessen kannst du die Synchro Zeit auf zum Beispiel halbe Stunde einstellen. Es wird immer nur eine Einheit Synchronsiert.

Ist das System SEO-freundlich?
WooCommerce SEO ist einzigartig, weil es standardmäßig von WordPress unterstützt wird. Vieles von dem, was du tust, um eine E-Commerce-Website zu optimieren fällt im Einklang mit dem, was du für eine WordPress-Website insgesamt tun würdest.

Wie vorher erwähnt ist die Software auf deinem Server installiert sodass die Inhalte deine Website zu gute kommen und für bessere Rankings sorgen können.

Üblicherweise wird eine Buchungmaske per IFrame eingefügt was aus SEO sicht nicht relavnt ist denn die Inhalte werden eine andere Domain zugewiesen und können nicht für bessere Rankings sorgen.

Hier ist, was du in WooCommerce als die SEO-Booster erhalten wirst:

• Suchmaschinen-lesbare Webseiten mit Hilfe von WordPress, die ein Muss für SEO ist
• SEO-freundliche Permalinks von WordPress-Einstellungen
• Die Option ein H1-Tag einfügen, die sehr wichtig für On-Page-SEO beim Schreiben auf einer Seite oder Post oder die Erstellung von Produkten ist
• Ermöglicht die Optimierung von Bildern mit geeigneten Alt-Tags, Beschreibungen und vielem mehr in Zusammenarbeit mit WordPress
• Verfügbare WooCommerce-basierte SEO-optimierte Themes in WordPress.org
• Jede Menge SEO-Plugins für WordPress-Websites in WordPress.org
• Mobile Responsivität von Haus aus

Das ist Das ist alles! Wenn du dein Hotelgeschäft ausbauen willst, brauchst du eine erstklassige Online-Hotelsoftware. Gehe eine Partnerschaft mit One22 ein, um eine nahtlose Hotelsoftware zu erhalten, mit der du die Sichtbarkeit deiner Marke und deine Nutzerbasis mit der Website deines eigenen Hotels steigern kannst!

Was kostet eine Hotelsoftware?

Im Durchschnitt liegen die Preise für das Design und die Entwicklung von Websites mit integriertem System zwischen 3000 und 10000 Euro oder mehr. Die Kosten für die Website hängen letztlich von der Komplexität des Projekts, den von dir gewählten Funktionen ab.

Wichtige Punkte, die die Kosten für eine E-Commerce-Website bestimmen, sind unter anderem:

• Website-Design – Es gibt einen großen Unterschied in den Kosten für eine vollständig benutzerdefinierte Design vs. eine Vorlage.
• E-Commerce-Plattform – Die vorhandene Plattform (TYPO3, Drupal, WordPress usw.) wird die Kosten für deine E-Commerce-Website beeinflussen.
  Funktionalität – Individuelle Anforderungen an die Funktionalität und einzigartige Merkmale erhöhen den Preis.
• Marketing und SEO – Ein vollständig integrierter digitaler Marketingplan treibt die Kosten für die Erstellung der Website in die Höhe, kann aber für SEO und die Steigerung der Besucherzahlen auf deiner Website entscheidend sein.
• Integration von Drittanbietern – Die Integration einer E-Commerce-Website in ein Buchhaltung-System oder andere Systeme von Drittanbietern kann oft extra kosten.
• Responsive Design – Der Grad der erforderlichen Anpassung des mobilen Designs kann die Entwicklungszeit verlängern.